ترفندهای آفیس 2007

عوض کردن فونت پیش فرض در اکسل 2007

اکسل 2007 به طور پیش فرض از فونت Calibri استفاده می کند . اگر شما برای ویرایش سندهای اکسل خود ، فونت خاصی را استفاده می کنید ، بهتر است که فونت پیش فرض و اندازه آن را طبق نیاز خود تغییر دهید . برای این کار ، ابتدا روی دکمه ی آفیس کلیک کرده و سپس گزینه ی Excel Options را انتخاب کنید . در پنجره باز شده ، از قسمت سمت چپ ، کاربرگ Popular را انتخاب کنید ( البته به طور پیش فرض ، پنجره تنظیمات روی این کاربرگ قرار دارد ) .
حال در سمت راست و در وسط صفحه ، به قسمت When creating new workbooks بروید . با استفاده از تنظیمات موجود در این قسمت ، به راحتی می توانید فونت پیش فرض و اندازه آن را تغییر دهید . بعد از کلیک روی گزینه ی OK ، پیامی ظاهر می شود ، مبنی بر اینکه برای اعمال تغییرات باید برنامه را از نو راه اندازی کنید .
از این به بعد هر گاه که یک سند اکسل جدید ایجاد می کنید ، خواهید دید که فونت سند ، همانی است که شما در تنظیمات انتخاب کرده بودید .

سنجاق زدن به اسناد ، برای در دسترس نگه داشتن آنها !

نزم افزارهای خانواده آفیس ، به طور پیش فرض تاریخچه ی اسنادی را که آنها را ویرایش کرده اید ، در لیست اسناد جدید یا Recent Documents نگهداری می کنند . همانگونه که می دانید ، اسناد جدیدی که آنها را ویرایش می کنید ، در ابتدای این لیست قرار می گیرند و به همین ترتیب اسناد قدیمی تر به انتهای لیست هدایت می شوند .
حتماً شما هم یک سری اسناد دارید که همیشه با آنها سر و کله می زنید و مشغول مطالعه و یا ویرایش آنها هستید و دوست دارید که این اسناد در دسترس شما باشند . با استفاده از قابلیت جدیدی که به نرم افزارهای آفیس 2007 اضافه شده است ، به راحتی می توانید اینگونه اسناد را در لیست تاریخچه ی فایل هایی که با آنها کار می کنید ، به طور ثابت نگه دارید .
برای این منظور کافی است که بر روی دکمه ی آفیس کلیک کرده و سپس از لیست تاریخچه ی اسناد ، سند مورد نظر را پیدا کرده و با کلیک بر روی نمادی که درست رو به روی نام سند و در سمت راست آن قرار دارد ، سند مورد نظر را به طور ثابت در لیست نگه دارید . با کلیک بر روی نماد مورد نظر ، رنگ آن سبز می شود .

استفاده از قابلیت Bookmark کردن قسمتی خاص از اسناد در آفیس 2007

اگر در حال تکمیل و ویرایش یک سند حجیم و طولانی هستید که صفحات زیاد و متعددی دارد ، گشت و گذار و سرک کشیدن به جای جای آن ، کار خسته کننده ای خواهد بود . همچنین طولانی بودن یک سند ، کار جستجو به دنبالی مکانی خاص از سند را برای ویرایش دوباره ، بسیار سخت می کند . اما در Word 2007می توانید قسمت های خاصی از سند را Bookmark کنید و با این کار به راحتی و بدون نیاز به جستجو و اتلاف وقت ، به مکان مورد نظر دسترسی داشته باشید . برای ایجاد یک Bookmark در اسناد ، مراحل زیر را یک به یک اجرا کنید .
1 ـ بخشی از سند مورد نظر خود را که دوست دارید Bookmark کنید، انتخاب کنید؛ کافی است که مکان نما را در آنجا قرار دهید .
2 ـ در Ribbon ، کاربرگ Insert را انتخاب کنید .
3 ـ حال بر روی گزینه ی Bookmark که در مجموعه Links قرار دارد ، کلیک کنید .
4 ـ در پنجره باز شده و در فیلد خالی ، برای Bookmark مورد نظر ،نامی انتخاب کنید . دقت کنید که این نام باید با حروف شروع نوشته شود و حاوی هیچگونه فاصله ای Space هم نباشد .
5 ـ برای اتمام کار روی Add کلیک کنید .
در پنجره تنظیمات Bookmark ، می توانید بعضی از آیتم هایی را که قبلاً تعریف نموده اید ، پاک کنید . اگر هم سندی را باز نموده اید و قصد دارید که به قسمتی که Bookmark کرده اید هدایت شوید ، می توانید از همین جا اقدام کنید ؛ کافی است که نام آیتم مورد نظر را انتخاب کرده و گزینه ی Go To را کلیک کنید .
در زیر لیست Bookmark ها ، دو گزینه در اختیار دارید . با استفاده از گزینه Sort by که دو دکمه ی رادیویی در اختیار شما قرار می دهد ، می توانید Bookmark ها را بر حسب نام و یا بر حسب مکان قرار گرفتن آنها در سند ، مرتب کنید .
در دومین و آخرین گزینه ی این پنجره که Hidden bookmarks نام دارد ، اگر قصد مخفی کردن قسمتی از سند را دارید و می خواهید مکان آن را فراموش نکنید ، می توانید ابتدا آن قسمت را Bookmark کرده و سپس آن را مخفی کنید که در مراجعات بعدی ، مشکلی با پیدا کردن آن نداشته باشید .

جستجویی بسیار آسان در میان یک سند طولانی

این ترفند نیز کارآیی شبیه به ترفند قبلی دارد . هنگامی که با یک سند طولانی و بزرگ کار می کنید ، طبیعتاً به سادگی در میان مطالب آن گم می شوید و مجبور خواهید شد برای پیدا کردن قسمتی خاص از سند ، مرتباً آن را از بالا به پایین و بالعکس پیمایش کنید . اما در Word 2007 راه آسان تری برای این کار وجود دارد . شما می توانید از نمای بند انگشتی صفحات سند استفاده کنید . با استفاده از نمای بند انگشتی ، تصویری کوچک از هر صفحه سند در اختیارتان قرار می گیرد . هر چند این تصاویر خوانا نیستند ، اما از طریق آنها می توانید نحوه چیدمان صفحه ،مانند وجود عکس و یا جدول ها و ... را در آنها ببینید . همچنین هر کدام از این تصاویر بندانگشتی ، شماره دارد و بنابراین با استفاده از آنها می توانید صفحه ای خاص را برای مشاهده انتخاب کنید .
هنگامی که روی یکی از این تصاویر کلیک کنید ، نرم افزار Word به طور خودکار مکان نمای شما را به ابتدای صفحه مورد نظر می برد و شما می توانید سریعاً ویرایش را از آنجا شروع کنید . برای فعال کردن این قابلیت ، در Ribbon به کاربرگ View رفته و سپس از مجموعه Show/Hide ، گزینه ی Thumbnails را فعال کنید . با این کار در سمت چپ سند ، قسمتی جداگانه باز می شود و که شامل تصاویری بندانگشتی از تمامی صفحات سند شماست .
ناگفته نماند که می توانید با نگه داشتن کلید Ctrlو استفاده از دکمه ی وسطی ماوس ، این تصاویر کوچک را بزرگ نمایی کرده و تسلط بیشتری روی متون موجود در آنها داشته باشید .

یک پیشنهاد : اسناد خود را با همان فرمت قدیمی ذخیره نمایید !

یکی از مشکلاتی که جدیداً گریبانگیر کسانی می شود که به استفاده از مجموعه نرم افزارهای آفیس 2007 روی آورده اند ، مشکل باز نشدن اسناد آفیس 2007 در دیگر کامپیوترهاست . مشکل از اینجا شروع می شود که شما به استفاده از نرم افزارهای آفیس 2007 روی آورده اید و خصوصاً نرم افزار پرکاربرد Word 2007 ، در حالی که اکثر کاربران هنوز هم نرم افزارهای خانواده ی آفیس 2003 را دو دستی چسبیده اند و حوصله ی یادگیری و سر و کله زدن با محیط جدید نرم افزارهای 2007 را ندارند .
اما فرض می کنیم سندی را با استفاده از نرم افزر Word 2007 آماده کرده اید و قصد دارید که آن را به کسی نشان داده و یا آن را به جایی برده و چاپ کنید . اما سند مورد نظر ، در کامپیوتر مذکور نشان داده نمی شود . چرا ؟ مشکل اینجاست که نرم افزار Word 2007 برای ذخیره ی فایل های خود ، از نوعی فرمت جدید استفاده می کند و علامت آن هم اضافه شدن کاراکتر X به پسوند قدیمی این نرم افزار است . پسوند قدیمی اسناد این نرم افزار ، doc * بود ، در حالی که پسوند جدید docx * است . خب چاره چیست ؟
بهترین راه این است که تا زمانی که استفاده از نرم افزارهای خانواده ی آفیس 2007 بین کاربران جا نیفتاده است ، اسناد خود را با همان فرمت قدیمی ذخیره نموده و وقت خود را فعلاً صرف یادگیری و آشنایی با محیط و ویژگی های جدید این نرم افزار نمایید . این موضوع در رابطه با دیگر نرم افزارهای خانواده آفیس 2007 هم صدق می کند .

برای ذخیره کردن اسناد با فرمت قدیمی دو راه اختیار دارید :

1 ـ زمانی که قصد ذخیره نمودن سند را داشتید ، روی دکمه آفیس کلیک کرده و سپس با رفتن به روی Save As ،
گزینه Word 97 - Document2003را کلیک کنید ، تا سند مورد نظر با فرمت قدیمی doc * ذخیره شود . استفاده از این روش را تنها زمانی توصیه می کنیم که شما فردی حواس جمع باشید و صد البته نه فراموشکار ! چرا که در مواقعی بسیار ضروری ، ممکن است عجله داشته باشید و فراموش کنید که سند مورد نظر را با فرمت قدیمی ذخیره نمایید . همچنین این فرمت به طور کامل با نسخه ی قبلی نرم افزار هماهنگ می باشد . البته در نظر داشته باشید ، با ذخیره کردن سند به فرمت قدیمی ، امکان مشاهده و استفاده از تغییراتی که با استفاده از ویژگی های جدید آفیس 2007 در سند ایجاد نموده اید ، وجود ندارد .
2 ـ روش دوم که به نظر می رسد راه بهتر و مطمئن تری هم باشد ، این است که فرمت پیش فرض اسناد برای ذخیره شدن را همان فرمت قدیمی یعنی doc * قرار دهید . با این کار ، هرگاه که با استفاده از آیکونی که برای ذخیره نمودن اسناد در نوار ابزار دسترسی قرار داده شده است ، اقدام به ذخیره کردن اسناد کنید ، همگی آنها با فرمت قدیمی ذخیره می شوند ( برای ذخیره کردن اسناد ، از کلیدهای Ctrl+S هم می توان استفاده کرد ) . برای این کار ابتدا روی دکمه ی آفیس کلیک کرده Word Options را انتخاب کنید .
سپس در پنجره باز شده و از پانل سمت چپ ، Save را کلیک کنید . حال در قسمت Save Documents از منوی کشویی که در کنار گزینه ی Save files in this format قرار دارد ، گزینه ی Word 97 - 2003 Document *.doc را انتخاب کنید .
منبع: مجله دانش و کامپیوتر ، شماره 84

www.pcdoc.blogsky.com